Kyselytutkimus Getting Things Done -menetelmän käytön vaikutuksista
Vielä aloittaessani menetelmän kouluttajana 2015 olin ensimmäiset pari vuotta käsityksessä, että GTD ei ehkä tosiaan sopisi kaikille. Nyt huomaan olleeni väärässä. GTD sopii ehdottomasti kenelle tahansa ja sen käyttö parantaa sekä työ- että yksityiselämän laatua poikkeuksetta. 100 % käyttäjistä suosittelee GTD:tä.
Keräämme osallistuja-arvioinnin kaikilta GTD-perusteet-koulutuksiimme ja henkilökohtaiseen valmennukseen osallistuneilta henkilöiltä. Yritysten ns. in-house koulutuksiin sisältyy yleensä myös metriikka koulutuksen hyötyjen arvioinnista 3 ja 6 kk koulutuksen jälkeen.
Kysymme aina seuraavat neljä kysymystä (vastausvaihtoehdot skaala 1-5, 1=täysin eri mieltä/ hyödytön >> 5 täysin samaa mieltä/ erittäin hyödyllinen):
- Vastasiko koulutus odotuksiasi?
- Suosittelisitko tätä koulutusta muille?
- Suosittelisitko tätä kouluttajaa muille?
- Kuinka hyödylliseksi arvioisit tämän koulutuksen?
Vuoden 2019 toteutuneiden koulutusten ja valmennusten arvio näiden neljän kysymyksen perusteella on 98 % positiivinen.
Kyselytutkimus Getting Things Done -menetelmän käytön vaikutuksista
Vaikka tämä tutkimustapa antaa meille muiden arvioinnin kysymysten kanssa hyvän käsityksen siitä, kuinka osallistujat kokevat koulutuksen hyödyllisyyden, halusimme kartoittaa ihmisten kokemusta menetelmän käytöstä myös laajempana otantana, sisällyttäen mahdollisimman paljon ihmisiä, jotka ovat oppineet menetelmän itseopiskeluna esim. kirjojen kautta. Nykyisen tietosuojakäytäntömme mukaan emme käytä minkäänlaista asiakasrekisteriä koulutuksiimme osallistuneista. Näin ollen kyselyn osallistumislinkki jaettiin ainoastaan uutiskirjeemme tilaajille, sekä sosiaalisen median kautta kaikille kyselystä kiinnostuneille. Saimme vastausaikana yhteensä 115 vastausta.
Kuinka kauan vastaajat olivat käyttäneet GTD:tä
Yli 10 vuotta menetelmää käyttäneitä vastaajia ei ollut. Seuraavat kysymykset ja vastaukset keskittyvät vastaajiin, joilla menetelmä on jollain tavalla käytössä.
Kuinka menetelmän käyttö alkoi
- 35,9 % oli aloittanut käytön osallistumalla koulutukseen/ valmennukseen tai luennolle
- 11,7 % oli lukenut tai kuunnellut alkuperäisen tai uudistetun painoksen Getting Things Done – The Art of Stress-free productivity -kirjan
- 47,6 % oli lukenut GTD – itsensä johtamisen 5 askelta -tiivistelmäkirjan
- 4 vastaajaa oli aloittanut menetelmän käytön tehtävänhallintaohjelmiston valmistajan ohjeiden perusteella
Kokemus koulutusten ja valmennusten toteutuksesta oli näihin osallistuneiden vastaajien keskuudessa 100 % positiivinen.
Pyysimme vastaajia arvioimaan tilannetta ennen GTD-menetelmään tutustumista seuraavilla alueilla:
- stressitaso työn suhteen (sulkeissa arvo väliltä 1-5)
- 70,9 % koki vähintään ajoittaista stressiä (2)
- 27,2 % satunnaista (3)
- stressitaso muun ajankäytön suhteen
- 24,3 % koki ajoittaista stressiä (2)
- 59,2 % satunnaista (3)
- 15,5 % lähes jatkuvaa stressiä (1)
- kokemus omasta tuottavuudesta (aikaansaamisesta)
- 56,3 % koki aikansa kuluvan ajoittain tulipalojen sammutteluun (2)
- 40,8 % koki sammuttelevansa tulipaloja satunnaisesti (3)
- kokemus vapaa-ajasta
- 52,4 % piti vapaa-aikaansa kohtalaisen tasapainoisena (3)
- 29,1 % tunsi suurimman osan vapaa-ajasta kuluvan pakollisten rutiinien parissa (2)
- 8,7 % koki ettei heillä ollut ollenkaan vapaa-aikaa, samoin 8,7 % koki käyttävänsä vapaa-aikansa pääosin kuten haluaa (1/5)
- kyky jättää työt työpaikalle
- 56,3 % koki että työt sekoittuvat säännöllisesti vapaa-aikaan (2)
- 24,3 % koki että työ sekoittuu satunnaisesti vapaa-aikaan (3)
- 16,5 % koki että työ on koko ajan läsnä vapaa-ajalla (1)
- kokonaiskuva omista sitoumuksista
- 33 % piti kokonaiskuvaansa tyydyttävänä (3)
- 63,1 % piti kokonaiskuvaansa kohtalaisen epäselvänä (2)
- onnellisuus
- 79,6 % piti kokemustaan onnellisuudesta tyydyttävänä (3)
- 14,6 % koki itsensä onnelliseksi vain ajoittain (2)
Pyysimme vastaajia arvioimaan kokemustaan GTD-menetelmän käyttöönoton jälkeen:
- stressitaso työn suhteen
- 81,4 % ei kokenut enää juuri lainkaan työhön liittyvää stressiä (4)
- 13,7 % ei kokenut lainkaan työhön liittyvää stressiä (5)
- stressitaso muun ajankäytön suhteen
- 49 % ei kokenut juuri lainkaan stressiä (4)
- 45,1 % ei kokenut lainkaan stressiä (5)
- kokemus omasta tuottavuudesta (aikaansaamisesta)
- 59,8 % koki itsensä aikaansaavaksi enimmän osan ajasta (4)
- 36,3 % koki olevansa aikaansaava koko ajan (5)
- kokemus vapaa-ajasta
- 62,5 % koki käyttävänsä vapaa-aikansa kuten haluaa (5)
- 33,3 % koki käyttävänsä vapaa-aikansa pääosin kuten haluaa (4)
- kyky jättää työt työpaikalle
- 77,7 % koki että työt eivät seuraa vapaa-ajalle kuin satunnaisesti (4)
- 19,4 % koki että työt jäävät täysin työpaikalle (5)
- kokonaiskuva omista sitoumuksista
- 69,3 % koki että heillä on täydellinen kokonaiskuva kaikista sitoumuksistaan (5)
- 27,2% koki että he tuntevat sitoumuksensa hyvin (4)
- onnellisuus
- 89,3 % koki itsensä onnelliseksi suurimman osan aikaa (4)
- 6,8 % koki itsensä onnelliseksi koko ajan (5)
84,5 % vastaajista piti menetelmän käyttöönottoa kohtalaisen helppona. Tässä on huomioitava, että 35,9 % vastaajista oli osallistunut koulutukseen/ valmennukseen, joka sisälsi ohjatun käyttöönoton. Millään tavalla työlääksi käyttöönoton arvioi 5,8 % vastaajista.
Kysyimme, kokivatko vastaajat, että heillä on menetelmän käyttöönoton jälkeen käytössään enemmän aikaa:
Työkalut
Yleisin GTD-työkalu on paperinen muistikirja muistiinpanojen keräämiseen (66 %). Muissa työkaluissa näkyi selvästi koulutuksissa yleisimmin GTD-järjestelmänä käyttöönotettava Microsoft Outlook & Microsoft To-Do -yhdistelmä.
Miten kuulit GTD:sta
- 43,5 % kuuli ensimmäisen kerran GTD:stä työpaikan järjestämässä koulutuksessa tai luennolla
- 20 % oli törmännyt aiheeseen sosiaalisessa mediassa
- 13 % oli kuullut aiheesta podcastissa
- 11,3 % oli kuullut tuttavalta
- 4,3 % oli nähnyt mainoksemme (netissä)
- 3,5 % oli lukenut aiheesta jossain muussa blogissa
Yhteenvetona kyselytutkimuksesta:
Tutkimuksen otanta on pieni, mikä johtuu kahdesta seikasta;
- Emme lähettäneet kyselyä automaattisesti minkäänlaiselle kohdennetulle ryhmälle uutiskirjeen tilaajia lukuunottamatta
- Euroopan maista GTD on ehkä vähiten tunnettu juuri Suomessa; tavoitettavia vastaajia on vähän
Vastaajista menetelmää käyttävien kokemus on lähes yksinomaan positiivinen. Suurin osa koki menetelmän oppimisen hyödyttäneen heitä kaikilla mitatuilla alueilla, eli:
- vähemmän stressiä sekä töissä että kotona
- kokemus omasta tuottavuudesta/ aikaansaamisesta paranee
- vapaa-aika on laadukkaampaa
- työt eivät seuraa kotiin (ja jos seuraavat, ne saa helposti pois mielestä)
- kokonaiskuva omasta tekemisestä ja vastuista paranee merkittävästi
- kokemus omasta onnellisuudesta paranee
Minulle tämä ei menetelmän 18 vuoden käytön jälkeen ole mikään yllätys. Silti törmään satunnaisesti kritiikkiin, jonka mukaan menetelmä ei sovi kaikille tai on liian monimutkainen ja/tai työläs. Olen kouluttanut ja valmentanut henkilöitä, jotka ovat ottaneet menetelmän käyttöön hieman aiemmin syksyllä 2018 julkaistun GTD – itsensä johtamisen 5 askelta -kirjani avulla – ja ällistynyt siitä, kuinka yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä järjestelmiä ihmiset ovat näillä neuvoilla itselleen luoneet. Vielä aloittaessani menetelmän kouluttajana 2015 olin ensimmäiset pari vuotta käsityksessä, että GTD ei ehkä tosiaan sopisi kaikille. Nyt huomaan olleeni väärässä. GTD sopii ehdottomasti kenelle tahansa ja käyttäjiensä mielestä se parantaa sekä työ- että yksityiselämän laatua poikkeuksetta.
