Viides ja viimeinen GTD:n viidestä askeleesta on Tee.
Tähän mennessä olet
- kerännyt kaiken mikä on kiinnittänyt huomiosi,
- käsitellyt asian selvittämällä mikä se on ja vaatiiko se tekemistä,
- järjestänyt tekemisen ja halutun lopputuloksen tavalla, jossa asian paikka vastaa sen merkitystä ja
- osaat katsastaa tällä tavoin syntyneet “aivot aivojen ulkopuolella” niin, että tunnet sitoumuksesi ja tiedät vaihtoehtosi.
Käytännössä tekeminen tapahtuu automaattisesti sen mukaan, miten olet asiat järjestänyt:
- Asiat, jotka täytyy tietää tai tehdä tiettynä päivänä tai ajankohtana, löytyvät kalenterista.
- Asiat, jotka pitää hoitaa niin pian kuin mahdollista, löytyvät seuraavien tehtävien listoilta.
Rajoittavat tekijät
Tehtävälistalta poimittavan tehtävän valintaa rajoittaa kolme tekijää:
Konteksti
Eli missä olet ja mitä työkaluja sinulla on käytössäsi. Konttorissa, kotona, mökillä, kaupassa, kokouksessa?
Ne tehtävät, jotka voit tehdä vain, kuin olet fyysisesti konttorissa, löydät konttorin tehtävälistalta. Huomioi myös, että osa työkalujen mukaan jaetuista tehtävistä voi löytyä kyseisen työkalun muistilistalta; esim. tehtävät joiden hoitamiseen tarvitset puhelimen tai tietokoneen. Se, kuinka listat olet jakanut, riippuu täysin siitä, miten jaoteltuna tekemisen haluat nähdä.
Jos (ja kun) samassa kontekstissa on useampia tehtäviä, seuraava rajoittava tekijä on se, kuinka paljon aikaa sinulla on käytettävissäsi.
Aika
Jos olet paikalla 10 minuuttia ennen kokouksen alkua ja sinulla on käytössäsi puhelin, et todennäköisesti halua soittaa puhelua, joka voi viedä 15 minuuttia.
Resurssit
Listalla on kolme puhelua, jotka vievät 5-10 minuuttia. Mikä on henkisen suorituskykysi taso ennen puhelua – ja puhelun jälkeen? Haluatko osallistua kokoukseen keskusteltuasi pomosi kanssa juuri häviämästäsi miljoonakaupasta? Vai soitatko matkatoimistoon ja varmistat että olet todellakin lähdössä äkkilähdöllä etelään?
Kolmenlaista työtä
Työtä voi myös tarkastella toisesta näkökulmasta. Kaikella työllä on kolme luonnetta; työ voi olla joko suunniteltua, suunnittelematonta tai työn suunnittelua. Olipa työsi mitä tahansa, tästä jaottelusta on hyvä olla tietoinen jo senkin takia, että tiedät mihin ja miten sinun kannattaa aikasi kuluttaa käyttääksesi sitä optimaalisesti.
Priorisoi
Työn (käytän sanaa työ kuvaamaan mitä tahansa tekemistä, jolla on jokin päämäärä) tekeminen on se kulminaatiopiste, jossa Aikaansaamisen Taidon kaksi ulottuvuutta kohtaavat. Vertikaaliselta akselilta löytyvät viisi askelta, joilla saa oikean otteen mihin tahansa tilanteeseen tai työhön. Horisontaaliselta akselilta löytyvät eri tarkastelutasot. Tarkastelutasoja ovat
- projektisi (vuoden sisällä saavutettavat päämäärät),
- vastuualueesi (kaikki ylläpitoa vaativa),
- tavoitteesi (asiat jotka haluat saavuttaa seuraavien 1-2 vuoden kuluessa),
- visiosi (miltä todellisuus näyttää 3-5 vuoden kuluttua, jos saavutat asettamasi tai sinulle asetetut tavoitteet) ja
- tarkoitus ja periaatteet (toimintaasi ohjaavat arvot).
Mitä selvemmin tunnet tarkastelutasosi, sitä selkeämpi näkemyksesi on tilanteessa kuin tilanteessa.
Vastaavasti, mitä heikommin olet tietoinen omasta työnkulustasi tai itseäsi motivoivista tekijöistä, sitä enemmän etenet mutu-tuntumalta toivoen, että se mitä päätät tehdä, olisi juuri se oikea vaihtoehto. Kiire muuttuu synonyymiksi tehokkuudelle ja pettymys konkretisoituu, kun asetettuja tavoitteita ei saavuteta tai niistä jäädään kauas, vaikka koko ajan on ollut tunne siitä, että töitä paiskitaan hullun lailla.
Kaikki askeleet ovat tuttuja. Jokainen suorittaa näitä vaiheita päivittäin, asiaa mitenkään tiedostamatta. Askeleiden tietoinen ja systemaattinen suorittaminen vaatii keskittymistä ja läsnäoloa tilanteessa. Mitä kokonaisvaltaisemmin menetelmä on käytössä, sitä helpommiksi askeleet käyvät, ja sitä paremmaksi oma kyky olla läsnä tilanteessa kuin tilanteessa kehittyy; asioiden ja tekemisen tärkeysjärjestys on itsestäänselvä.
Aikaansaamisen taidon oppiminen
Uuden taidon opettelussa ja jo opitun menetelmän osaamisen syventämisessä olennaisinta on osata suhtautua tekemiseensä aina oppilaan silmin. Kun asenne jämähtää “ammattilaisen” tasolle, oppiminen loppuu, ego alkaa juurtua ja omaa tekemistään ei enää osaa tarkastella kriittisesti, uusin silmin.
GTD on kuten mikä tahansa uusi, opeteltava taito. Uuden oppiminen on hankalaa, epämukavaa ja vaivalloista. Jonkin osion opettelu on helpompaa kuin toisen. Koska menetelmän käyttö riippuu aina täysin sitä käyttävästä yksilöstä, yksiselitteistä ohjetta oppimiseen ja käyttöönottoon on vaikea antaa. Positiivisena puolena opiskelussa on, että kaikkea oppimaansa voi soveltaa heti ja siitä on hyötyä välittömästi.
Menetelmällä on maailmanlaajuisesti miljoonia käyttäjiä. Oppimiseen on monta tietä; kirja, vertaistuen kautta oppiminen tai seminaari.
Minä, GTD ja menetelmän opettaminen
(varoitus: kaupallista sisältöä!!!)
Aloitin oman oppimiseni täysin sattuman kautta 2002. Vuosien saatossa neuvoin asiakkailleni GTD:n perusteita yhä useammin, ja saamani palautteen myötä osallistuin 13 vuotta myöhemmin Oslossa GTD-seminaariin nähdäkseni, olisiko kouluttaminen jo stardardoidun menetelmän mukaan jotain, mitä haluaisin itse tehdä.
Olin kokemastani erittäin vaikuttunut. Menetelmän periaatteen voi selittää kahdessa minuutissa. Oma käyttöönotto vie noin 2 päivää, olettaen että menetelmästä tietää jo jotain. Se, että menetelmän käyttäminen sujuu rutiinilla, voi viedä 2 vuotta. Seminaari antaa erinomaiset eväät menetelmän oppimiseen. Kun periaatteet ovat selvillä, niiden soveltamisessa ei ole epäselvyyttä ja käyttöönotto sujuu huomattavasti helpommin.
Olen 100 % vakuuttunut siitä, että helpoin tapa oppia menetelmä on osallistua seminaariin. Itselleni oli suuri yllätys, kuinka paljon seminaarissa opin, vaikka 13 vuoden käytön jälkeen luulin jo tietäväni ”kaiken”. Seminaarin hyöty ei rajoitu pelkästään henkilöihin, joilla ei menetelmästä sinällään ole välttämättä mitään kokemusta, vaan tarjoaa menetelmän osaajalle erinomaisen ”back-to-basics” -kertauksen.
Itselleni seminaari oli siis kirjaimellisesti paluu perusasioiden ääreen; mistä menetelmä koostuu, kuinka oma järjestelmä rakentuu ja kuinka sitä käytetään. Tämän näkeminen oli seminaarin parin ensimmäisen tunnin aikana tuskallisen vaikeaa, ennen kuin ymmärsin päästää irti ennakkoasenteesta, että osaan ja tiedän jo kaiken. Aloittelijan silmin sain seminaarista paljon enemmän irti.
Seminaari on tällä hetkellä saatavissa 40 maassa, yhteensä 32 kielellä. Koulutusmateriaalin runko on kaikkialla sama. Maa- ja kielivalikoima täydentyy suomella vielä tämän kevään aikana.
