Oletko koskaan huomannut, että olisit jättänyt jonkin mahdollisuuden hyödyntämättä sen takia, että et tunnistanut mahdollisuutta ajoissa?
Mahdollisuuden erottamisen vaikeus informaatiovyöryn seasta
Tämä on varmaan tuttua jokaiselle. Mahdollisuus voi tarkoittaa mitä tahansa tilaisuutta, asiaa tai tietoa, jonka avulla jokin toinen asia olisi ollut mahdollinen. Tämä on luonnollista ja näin tapahtuu kaikille koko ajan. Oleellisen tiedon erottaminen päivittäisen informaatiovyöryn seasta on jo sinällään haasteellista. Puhumattakaan siitä, että osaisi tunnistaa niitä potentiaalisia mahdollisuuksia, joita informaation seassa piilee.
Yksi tavallisimmista tavoista jättää mahdollisuudet huomiotta, on suodattaa informaatiovyöry määrittelemällä siitä erottuvat yksittäiset asiat välittömästi, kun kohtaa informaation. Tällainen priorisointi perustuu reagointiin sen hetkisen tilanteen mukaan. Ne asiat, mitkä juuri sillä hetkellä vievät huomion, määrittelevät myös sen, millaisen suodattimen läpi informaatiota katsoo. Olennaista tuossa hetkessä on tieto, joka liittyy mielessä oleviin asioihin.
Läsnäolon sietämätön keveys
Informaation tiedostamaton käsittely on eri asia, kuin olla läsnä tilanteessa ja keskittyä siihen, mitä tekee. Sataprosenttisen läsnäolon mahdollistaa parhaiten sillä, että on tietoinen kaikesta siitä, mitä juuri sillä hetkellä ei tee ja luottaa tapaan, miten tuota tietoa käyttää kun on se aika.
Keskittyminen olennaiseen juuri siinä kontekstissa missä on, on tilannetajua. Eräs Yhdysvaltain ilmavoimien eversti kertoi Getting Things Done -menetelmän kehittäjälle, David Allenille, antavansa hävittäjälentäjille Allenin samannimisen kirjan. Syynä oli se, että menetelmän osaaminen edesauttoi tietoista läsnäoloa tilanteessa kuin tilanteessa. Kun menetelmän käyttö tulee “selkärangasta”, on paljon helpompaa tehdä päätöksiä juuri sillä hetkellä saatavilla olevan informaation perusteella. Kun reagoinnin täytyy tapahtua sekunnin murto-osassa ja tekemisen seuraukset voivat olla peruuttamattomia, on tilanteessa syytä olla 100 % läsnä.
Kuinka tiedät mille sanoa ei, jos et tiedä mille kaikelle olet sanonut kyllä
Hävittäjälentämisen tai sähköpostin ja kokousmuistiinpanojen läpikäynnissä on enemmän yhtäläisyyksiä kuin ensi näkemältä arvaisi. Tietotyöläisen* elämää helpottaa yhtä lailla, jos käytössä on menetelmä, jonka avulla voi olla läsnä tilanteessa kuin tilanteessa.
Getting Things Done (GTD) -menetelmän tietoisesti suoritettavat työnkulun viisi vaihetta on yksi tapa tunnistaa ja hyödyntää informaatiovyöryyn piiloutuvat mahdollisuudet.
Mahdollisuudet eivät rajoitu yksinomaan informaatioon joka tulee “kohti”. Osa mahdollisuuksista syntyy täysin oman tekemisen seurauksina, osa on ollut olemassa koko ajan, mutta niiden havaitseminen on ollut vaikeaa.
Tietotyöläisen informaation hallinnan selkeä etu hävittäjälentäjään verrattuna on mahdollisuus hallita nopeutta. Mitä nopeammin informaatio tulee vastaan, sitä nopeammin se täytyy suodattaa. Tämä jättää väistämättä osa informaatiosta katvealueelle. Tietotyöläiselle mahdollisuus tarkastella kokonaisuutta on paljon helpompi.
Aloitan vuoden 2016 blogini tammikuussa sarjalla, jossa käyn nämä työnkulun viisi vaihetta yksityiskohtaisesti, mahdollisimman konkreettisin esimerkein läpi. Mahdollisuuden hyödyntäminen kulkee esimerkkinä rinnalla koko ajan.
Ensimmäinen vaihe on Kerää – eli kaiken mahdollisesti merkityksellisen tiedon – myös sen, mikä tuntuu vähäpätöiseltä tai itsestäänselvältä – tietoinen kirjaaminen. Tästä lisää seuraavassa postissa.
*) tietotyöläinen = käytännössä lähes jokainen tietoa tavalla tai toisella työssään pyörittävä.
