Käsitelty tieto, joka ei sinällään vaadi tekemistä, on joko
- roskaa
- säilytettävää viitetietoa
- tietoa, jonka suhteen haluat arvioida tilannetta myöhemmin uudelleen
Roskaa?
Ensimmäinen vaihtoehto on itsestäänselvä. Paperisilppuri, roskis tai tietokoneen Del-näppäin hoitavat asian. Jostain syystä useimmissa toimistoissa lähes puolet työpöydistä on kuitenkin täynnä vanhoja esitteitä, työpöydän laatikoista löytyy mustepatruunoita kolme vuotta sitten hävinneeseen kynään ja arkistokaapin rulo-oven takana on viimeiset neljä vuotta ollut tuolloin käytöstä poistettu faksi. Sähköpostilaatikko on jo ihan oma viidakkonsa.
Ongelman ydin on käytännön puuttuminen. Jos et koskaan olisi oppinut ripustamaan takkia eteisen naulakkoon tai laittamaan kenkiä telineeseen, asuntosi saattaisi näyttää hyvin toisenlaiselta. Entä jos roskapussia ei vietäisi sille tarkoitettuun, säännöllisesti tyhjennettävään astiaan? Käytännöstä on kirjoitettu useampikin opus. Asiaa voi kierrellä loputtomiin, mutta siihen on vain yksi oikea ratkaisu, ja se on itsestäänselvä.
Viitetieto paperilla
Getting Things Done esittelee yksinkertaisen ja käytännössä lähes kaiken henkilökohtaisen tiedon viitearkistointiin sopivan järjestelmän paperimateriaalille. Laajemman kuvauksen löydät kirjasta, pääperiaatteissaan järjestelmä on seuraava:
- hanki hyvä arkistokaappi ja sijoita se niin lähelle työpistettäsi, että minkä tahansa asian arkistointi tai löytäminen vie alle 60 sekuntia
- luo itsestäänselvä ja mahdollisimman yksinkertainen indeksointi, esim. A-Ö
- yksinkertainen indeksointi mahdollistaa sen, että asia jota et säännöllisesti etsi voi löytyä yleensä vain 3-4 paikasta, esim akvaarion käyttöohje; K – käyttöoppaat, A – akvaario, L – lemmikit, jne
- viitearkistoi aihealueittain ainoastaan, jos työnkulku sitä edellyttää ja se on ehdottomasti loogisin tapa arkiston käyttöön
- pidä tyhjiä arkistokansioita/mappeja saapuvilla
- käy viitearkisto läpi kerran vuodessa (ja hävitä kaikki mitä et tarvitse)
- vältä riippukansioita jos mahdollista
- jos paperimateriaalia on paljon, käytä tarrakirjoitinta kansioiden ja mappien nimeämiseen
- älä täytä kaappia koskaan enempää kuin ¾
- varaudu siihen että tulet tarvitsemaan lisää tilaa arkistoitavalle materiaalille
- projektien viitetieto on parempi pitää saapuvilla pöydällä, käden ulottuvilla, kukin projekti omassa kansiossaan
Viitetieto sähköpostissa
Sähköpostin hallinnasta on tehty ammattiapua vaativa mörkö. Asiaa helpottaa huomattavasti, kun suhtautuu sähköpostiin samalla tavoin kuin perinteiseen kirjepostiin, eli:
- käytä Del-näppäintä (edelleen)
- tallenna tai arkistoi vain viitetiedoksi tarvittava materiaali esimerkiksi aihealueittain jaettuun, loogiseen kansiojärjestelmään (tilaukset, tilausvahvistukset, ostotilaukset) – ja käy myös tämä järjestelmä läpi vuosittain (eli hävitä kaikki mitä et tarvitse)
- järjestä tekemistä ja seurantaa sisältävät sähköpostit saapuville joko kansiolla tai tageilla (@tekemistä, @odottaa) ja poista näistä vähintään viikoittain kaikki valmistuneet tehtävät
Muu sähköinen viitetieto
Tietokoneen hakuominaisuudet antavat paljon anteeksi, vaikka sähköinen arkistointi ei leipälajisi olisikaan. Jos hakuominaisuus ei ole tuttu, niin siihen kannattaa tutustua. Noin 15 minuutin räpläämisellä saavuttaa tässä lajissa mustan vyön, eli varaa varttitunti ja etsi hiirellä suurennuslasi (tai paina Ctrl+F) ja aloita askartelu.
Jos viitemateriaalia on tällä tavoin talletettuna paljon, mieti hetki omaa työnkulkuasi; mitä haet, kun tarvitset jotain tietoa omasta sähköisestä arkistostasi. Mieti myös, kuinka pitkään haluat näitä tietoja säilyttää (ikuisesti vai viikon?) ja kun siivoat (jep, myös tämä arkisto on syytä käydä läpi vuosittain), miten haluat tiedon olevan käsillä.
Jos tallennat tilauksia, tallennatko ne asiakkaittain?
Jos tallennat piirustuksia, tallennatko ne projekteittain?
Jos tallennat prosessin kuvia tai mallinnoksia, tallennatko ne rakennuksen tai tuotantolinjan indeksoinnin tai prosessijärjestyksen mukaan?
Tallennatko projektit asiakaskohtaisesti vai esimerkiksi tuoteryhmäkohtaisesti?
Sähköistä viitemateriaalia saattaa helposti kertyä työstä riippuen muutamassa vuodessa tuhansien asiakirjojen verran. Nyrkkisääntö on sama kuin paperin kanssa; kun voit minuutissa löytää mitä haluat, arkistointi toimii kuten sen pitääkin. Ja hakutoiminnon käytön osaamisella voit pelastaa paljon, jos hakemistorakenteen luominen tuottaa tuskaa.
Joskus-ehkä
Tämä lista on eräs olennaisimpia listoja GTD:ssa. Joskus/ ehkä -lista sisältää siis kaiken sen tiedon, jonka suhteen haluat myöhemmin arvioida tilanteen uudelleen. Listaa ei tarvitse rajoittaa yhteen, vaan joskus/ ehkä -listoja voi tehdä omaan todellisuuteen sopivien aihealuiden mukaan useampia, esimerkiksi:
- ensi kesänä / ensi talvena
- seuraavan kerran Berliinissä
- joskus/ ehkä piha ja puutarha
- koulutukset
Joskus/ ehkä -lista(t) käydään läpi vähintään kerran viikossa viikkokatsastuksen yhteydessä (tästä lisää myöhemmin). Tämä lista on myös toimiva keino pitää aktiiviset seuraavien tehtävien ja projektien listat sopivan mittaisina, itse käytän projektilistojeni yhteydessä tulossa ja pidossa -listoja, joiden sisällön arvioin viikottain uudelleen.
Osa myöhemmäksi siirrettävästä materiaalista on luonteeltaan sellaista, että sen näkeminen ei ole millään tavalla merkityksellistä ennen tiettyä ajankohtaa. Tällöin asiasta voi laittaa itselleen muistutuksen erilliseen muistilistaan (tickler-file) tai kalenteriin. Kun asia näin tulee vastaan, voi tuona ajankohtana arvioida uudelleen onko asialle nyt syytä tehdä jotain.
Kun kaikki kerätty tieto on käsitelty ja järjestetty omaksi järjestelmäkseen, siitä saadaan kokonaiskuva ja järjestelmä pidetään ajan tasalla katsastamalla koko kokonaisuus kerran viikossa. Neljäs askel on katsasta ja se käsitellään seuraavassa postissa.
