Archive | BLOGI

Blogi aiheesta Aikaansaamisen Taito –  GTD – Getting Things Done, tuottavuus ja suomalainen työelämä.

10 vinkkiä projektien määrittelyyn ja hallintaan

10 vinkkiä projektien määrittelyyn ja hallintaan

Kaikenkattava ja ajantasainen projektilista on yksi toimivan GTD-järjestelmän kulmakivistä. Tässä 10 vinkkiä projektien määrittelyyn ja hallintaan: 1. Projekti on mikä tahansa haluttu lopputulos, jonka haluat kuitata valmiiksi seuraavien 12 kk kuluessa. 2. Ajattele projektilistaa sisällysluettelona kaikesta siitä, minkä olet tällä hetkellä sitoutunut saamaan valmiiksi. 3. Useimmilla on 10-100 ajankohtaista projektia, henkilökohtaiset ja työprojektit mukaanlukien. 4. Jokaisella […]

Tarkastelutasot

Tarkastelutasot

Tämänkertaisen kirjoitukseni runko on alustukseni viimekertaiseen Helsinki GTD meetupin tapaamiseen. Meetupin aiheena oli alun perin taso 3, tavoitteet. Esitystä valmistellessani huomasin, että en osannut käsitellä tavoitteita muista ylemmistä tarkastelutasoista erillisenä kokonaisuutena ja päätin muokata esityksen pääsääntöisesti yritysasiakkaille vetämieni tarkastelutasojen työpajan materiaalin pohjalta. Mitä tarkastelutasot ovat Tarkastelutasot (Horizons of Focus) ovat tapa katsoa käsiteltävää kokonaisuutta eri […]

Tehtävälistoilla työuupumusta vastaan?

Tehtävälistoilla työuupumusta vastaan

Kotimaisessa henkilökohtaisen tuottavuuden keskustelukentässä on viimeisen kuukauden aikana pulpahtanut pintaan käsite tehtävälista. Alkuun yksi, sitten useampi johtaja kertoi työuupumuksestaan, joka johtuisi itsejohtamisen puuttumisesta. Seuraavaksi useampi taho tarjosi avuksi omia mallejaan, joissa muutamissa mainittiin tehtävälistojen käyttäminen oman toiminnan ohjaamisessa. Aiheesta löytää erinomaisen määrän keskustelua esim Twitteristä tunnisteilla #itsensäjohtaminen ja #työuupumus.   Tehtävälistoilla(ko) työuupumusta vastaan Suurin osa […]

Vastuualueet

Vastuualueet

Getting Things Done -menetelmää voidaan katsoa kahdesta eri näkökulmasta: Horisontaalisesti työnkulun, eli keräämisen, käsittelyn, järjestämisen, katsastuksen ja tekemisen tasolta. Tämä on taso, jolla päivittäinen tekeminen tapahtuu. Toinen tapa nähdä menetelmä on katsoa sitä vertikaalisesti, eli eri tarkastelutasojen kautta. Tarkastelutasot ovat tapa katsoa kokonaisuutta eri perspektiiveistä; projektien tasolta (viikottain), vastuualueittain, tavoitteiden tai pidemmän aikavälin vision kautta, […]

Hanki laskeutumisalusta

Hanki laskeutumisalusta

Oletko huomannut, että kodin ensimmäinen tasainen pinta ulko-oven sisäpuolella tuntuu keräävään runsaasti tavaraa päällensä? Onko työpöydälläsi paikka, joka täyttyy papereista ja tavaroista – varsinkin muiden tuomista papereista – tai hautautuuko pöytä tasaisen tavaravyöryn alle? Nämä paikat ovat luontevia keräyspisteitä. Satunnaisesta tavaroiden ja paperien hajasijoittamisesta on lyhyt, mutta merkittävä matka asioiden käsittelyyn ja järjestämiseen. Eräs Getting […]

3 keinoa selvitä keskeytyksistä

3 keinoa selvitä keskeytyksistä

Edellisenä työpäivänä kävit läpi tehtävälistasi, siirsit tekemättömät asiat seuraavalle päivälle ja teit yksityiskohtaisen suunnitelman sille, miten seuraava päivä sujuu. Kaikki järjestyksessä ja valmiina seuraavaan päivään. Päivän mittaan tapahtuvat keskeytykset kuitenkin sotkivat suunnitelmat, tehtävien suorittaminen vei suunniteltua kauemmin ja pelkkien rutiinien suorittaminen täytti päivän. Päivän lopussa käyt taas läpi listan tekemättömistä asioista ja siirrät nämä jälleen […]

5 Askelta e-kirja

5 Askelta – lyhyt oppimäärä

Kokosimme sivuillamme aiemmin julkaistun artikkelisarjan ”GTD – lyhyt oppimäärä” yhteen ilmaiseksi e-kirjaksi: 5 Askelta – lyhyt oppimäärä Voit ladata kirjan tästä linkistä. Kirja ei maksa mitään ja sitä saa levittää vapaasti eteenpäin – yhtenäisenä, alkuperäisenä kokonaisuutena. Ajatuksena artikkeleiden kokoamisessa kirjaksi oli koota kaikki GTD:n työnkulkua – 5 askelta – koskevat artikkelit yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Kirjan materiaali perustuu […]

2min

2 minuuttia

Yksi GTD:n tehokkaimmista työkaluista on 2 minuutin sääntö. Jos haluat tästä syksystä lähtien saada entistä enemmän aikaan, ota seuraavan neljän viikon tavoitteeksi opetella tämä erinomainen tapa! 2 minuuttia Sääntö on hyvin yksinkertainen: Jos käsiteltävän asian hoitaminen vie 2 minuuttia tai vähemmän, tee se heti!  Sähköposti, joka vaatii vastauksen: Jos vastaaminen vie alle 2 minuuttia, vastaa […]

Käytä suunnittelussa sopivia työkaluja

Projektit ajan tasalle

3. Helsinki GTD-meetupin (20.6.2016) aiheena olivat projektit. Seuraava kirjoitus on yhteenveto alustuksestani ja harjoituksesta projektilistan tarkastamiseen. Mikä on projekti? Getting Things Done -menetelmä määrittelee projektiksi minkä tahansa halutun lopputuloksen, jonka valmiiksi saattamiseen tarvitaan enemmän kuin yksi vaihe. Projekti voi olla yhtä hyvin uuden työntekijän palkkaaminen, lomamatka tai seuraavan lukukauden oppikirjojen hankkiminen. Projektilla on selkeä “valmis”, onnistunut […]

Kirjoitusnopeus

Kirjoitusnopeus

Opettele ammattisi rutiinit Aloitin työurani perinteisessä käsityöammatissa kondiittorina. Kun työn aikaansaamisen mittari on käytännössä omien käsien työnopeus, alan vuosikymmeniä vanha neuvo pätee edelleen; Ensin pitää opetella tekemään hyvää jälkeä. Sen jälkeen pitää opetella tekemään hyvää jälkeä nopeasti. Olipa työn tehokkuuden mittaamisesta, kellottamisesta tai kyttäämisestä mitä mieltä tahansa, käsityöammatissa työllistymisen ja menestymisen mahdollisuudet ovat sitä paremmat, […]

Getting Things Done - David Allen

Käyttöönoton sietämätön keveys

6 edellytystä onnistuneelle GTD menetelmän käyttöönotolle ja oman järjestelmän rakentamiselle Jos olet lukenut näitä blogipostejani, mieleen on ehkä hiipinyt ajatus siitä, kuinka tarttua härkää sarvista ja ottaa menetelmä käyttöön. Käyttöönotto ei ole ihan vaatimaton operaatio. Ihanteellinen tilanne on pystyä tekemään kuten 1:1 koulutuksissa olemme tehneet, eli varata yksi viikonloppu vain ja ainoastaan tätä tarkoitusta varten. Noiden kahden […]

Sähköposti

Sähköposti

Mikä sähköposti on? Sähköposti on merkittävin työviestinnän väline monella alalla. Vaikka pikaviestipalvelut kasvattavat suosiotaan koko ajan, sähköposti on edelleen ylivoimaisesti käytetyin. Se, millainen rooli sähköpostilla työssä on, riippuu työn luonteesta; toiselle sähköpostin informaatio on lähinnä viitetietoa, toiselle se tarkoittaa tehtävää työtä. Toisen työn luonne tekee sähköpostiohjelmasta pääasiallisen työympäristön, toisessa työssä sähköpostissa käydään hetkellisesti ja varsinainen […]

GTD - Tee

GTD – Tee

Viides ja viimeinen GTD:n viidestä askeleesta on Tee. Tähän mennessä olet kerännyt kaiken mikä on kiinnittänyt huomiosi, käsitellyt asian selvittämällä mikä se on ja vaatiiko se tekemistä, järjestänyt tekemisen ja halutun lopputuloksen tavalla, jossa asian paikka vastaa sen merkitystä ja osaat katsastaa tällä tavoin syntyneet “aivot aivojen ulkopuolella” niin, että tunnet sitoumuksesi ja tiedät vaihtoehtosi. […]

GTD - viikkokatsastus

GTD – viikkokatsastus

Viikkokatsastus on säännöllinen tapahtuma, jolloin rajaat muun maailman hetkeksi oman GTD-järjestelmäsi ulkopuolelle. Otat askeleen taaksepäin, ja katsot laajemmasta näkökulmasta kaikkea sitä, mitä olet kerännyt, käsitellyt ja järjestänyt. Tämä yksittäinen askel on ehkä vaikein opittava kokonaisuus koko GTD-menetelmässä. Tämä on myös kriittisin askel sen kannalta, että saat näkökulman omaan todellisuuteesi ja osaat valita oikein sen mitä […]

Kansiot

GTD – viitetieto ja joskus-ehkä

Käsitelty tieto, joka ei sinällään vaadi tekemistä, on joko roskaa säilytettävää viitetietoa tietoa, jonka suhteen haluat arvioida tilannetta myöhemmin uudelleen Roskaa? Ensimmäinen vaihtoehto on itsestäänselvä. Paperisilppuri, roskis tai tietokoneen Del-näppäin hoitavat asian. Jostain syystä useimmissa toimistoissa lähes puolet työpöydistä on kuitenkin täynnä vanhoja esitteitä, työpöydän laatikoista löytyy mustepatruunoita kolme vuotta sitten hävinneeseen kynään ja arkistokaapin […]

tehtävälistat

GTD – asioiden järjestäminen – tehtävälistat

Tehtävälistat Tekeminen, jonka täytyy tapahtua tiettyyn aikaan ja/tai tiettynä päivänä, kirjataan kalenteriin. Tekeminen, jonka ajankohdan tarkin määritys on niin pian kuin mahdollista, kirjataan seuraavien tehtävien listalle. Kalenterin ja seuraavien tehtävien listan lisäksi GTD:ssa on 2 muuta ensisijaista tehtävälistaa: projektit ja odottaa.   Odottaa-lista Tälle listalle kirjataan kaikki asiat, joita odotat muilta. Odottaa-listoja voi olla useampia, eli voit […]

Asioiden

GTD – Asioiden järjestäminen – kalenteri

Kolmas vaihe GTD:n viisivaiheisella polulla on asioiden järjestäminen tavalla, joka vastaa niiden merkitystä. Käsittely ja järjestäminen Kun asia on ensin kerätty, se käsitellään. Käsittelyn tuloksena asialla on vain 6 merkitystä: roskaa → hävitä viitetietoa → tallenna saataville tai arkistoi haluat arvioida asiaa myöhemmin uudelleen → joskus/ehkä -lista, pitoon tekeminen vie alle 2 minuuttia → tee […]

Mikä se on?

GTD – Mikä se on?

  Toinen vaihe Getting Things Done -menetelmän työnkulussa on: Käsittele Pelkkä asioiden kerääminen ei vielä sinänsä poista asiaa mielestä. Mielenrauha edellyttää luottamusta siihen, että vie prosessin loppuun saakka. Käsittele-vaiheen ajatuksena on määritellä, mitä asia tarkoittaa ja  miltä valmis ja tekeminen näyttävät.   Mikä se on? On ensimmäinen kysymys minkä tahansa kerätyn ajatuksen tai asian suhteen. […]

Myös muut voivat oppia luottamaan inboxiisi

GTD – Miksi pitäisi kerätä?

Getting Things Done -menetelmän työnkulku koostuu viidestä tietoisesti suoritettavasta askeleesta. Näistä askeleista ensimmäinen on: Kerää   Mitä pitäisi kerätä? Kaikki mikä vaatii huomiotasi. Kaikki, mikä mahdollisesti sisältää tekemistä tai mitä tarvitset viitemateriaaliksi. Jos asia tuntuu vähäpätöiseltä, merkityksettömältä tai niin itsestäänselvältä, että muistat sen varmasti: kirjoita se ylös. Lähetitkö sähköpostin, johon odotat vastausta? Aiheuttaako vastaus tekemistä? […]

boss-fight-stock-images-photos-free-fighter-planes-jets-airplanes

Tunnista mahdollisuus

Oletko koskaan huomannut, että olisit jättänyt jonkin mahdollisuuden hyödyntämättä sen takia, että et tunnistanut mahdollisuutta ajoissa? Mahdollisuuden erottamisen vaikeus informaatiovyöryn seasta Tämä on varmaan tuttua jokaiselle. Mahdollisuus voi tarkoittaa mitä tahansa tilaisuutta, asiaa tai tietoa, jonka avulla jokin toinen asia olisi ollut mahdollinen. Tämä on luonnollista ja näin tapahtuu kaikille koko ajan. Oleellisen tiedon erottaminen […]