Archive | BLOGI

Blogi aiheesta Aikaansaamisen Taito –  GTD – Getting Things Done, tuottavuus ja suomalainen työelämä.

Usein kysytyt kysymykset (FAQ)

Usein kysytyt kysymykset (FAQ)

Kuinka GTD eroaa muista ajanhallinnan menetelmistä? Menetelmän kehittäjä David Allen pitää termiä ajanhallinta harhaanjohtavana. Allenin mukaan aikaa ei voi hallita, toisin kuin sitä mitä tekee. Kysymys on siis kokonaisuuksien hallinnasta ja kyvystä johtaa itseään, riippumatta siitä onko kyseessä työ- vai yksityiselämä. Useimmat menetelmät lähtevät liikkeelle suurten suuntaviivojen, elämän tarkoituksen ja strategisten suunnitelmien tasolta. GTD lähtee […]

kuva

Kommunikoi ja keskity

Miksi huomio harhailee Kun aikamme kului vielä savannilla rystyset maata viistäen ja raatoja etsien, kykymme huomioida ne asiat, joilla voi olla eloonjäännin kannalta merkitystä, kehittyi vastaamaan selkeää tarvetta. Saapuvat sähköpostit, ovella odottava kollega, pikaviesti ja sinulle soittava asiakas ovat tämän päivän mehukas raato ja ihmissyöjätiikeri. Näiden signaalien merkitys ei kuitenkaan ole meille itsestään selvä samalla […]

Kuinka GTD kääntyy henkilöstöjohtamisen kielelle

Olen viimeisen vuoden aikana keskustellut toistuvasti yritysten ja erilaisten organisaatioiden HR-osastoiden kanssa henkilöstön GTD-koulutuksista. Yleisin kimmoke keskustelun avaamiseen on ollut jonkun yrityksessä/ organisaatiossa työskentelevän oma kokemus GTD:n käyttämisestä tai kiinnostus menetelmää kohtaan. Alkuun yhteinen kieli tuntui toisinaan olevan hukassa, koska varsin usein yhtälailla aloitteen tekijän kuin allekirjoittaneen käsitys ja kokemus menetelmästä eivät suoraan kääntyneet HR:n […]

suunnittele työsi

10 vinkkiä helpottamaan GTD:n käyttöönottoa

Lähde liikkeelle pienin askelin Suhtaudu menetelmän oppimiseen samalla tavoin, kuin minkä tahansa uuden asian opetteluun; uuden kielen, tanssin tai soittimen oppiminen ei tapahdu päivässä. Aloita opettelemalla yksi uusi käytäntö kerrallaan, esimerkiksi: Kun saat hyvän ajatuksen tai jokin asia kiinnittää huomiosi, opettele kirjoittamaan se ylös (eli älä yritä vain muistaa näitä asioita, ajatusten ja ideoiden saaminen […]

Kuluvatko päivät muiden varaamissa palavereissa?

Kuluvatko päivät muiden varaamissa palavereissa?

Tämän vuoden koulutuksissa eräs jatkuvasti esiin nouseva kysymys on ollut työajan täyttyminen (muiden) ajastamilla palavereilla. Pahimmissa tapauksissa niin, että kaksi eri esimiesasemassa olevaa henkilöä ajastavat samalle raportointivastuussa olevalle päällekkäin olevia palavereita välittämättä siitä, että näkevät toisen esimiehen jo varanneen ko. henkilön työajan palaveriin. Palaverien väliin jäävä aika kuluu 99 %:sti sähköpostin tulipalojen sammutteluun – yleensä […]

To Do lista

Tehtävälista, yksi vai useampi

Liikaa tekemistä ja muutama asia on pakko saada hoidettua? Jokainen on varmasti ainakin kerran kirjannut mielessään pyörivät asiat listaksi paperille ja päättänyt, missä järjestyksessä listatut asiat hoidetaan. Yksinkertainen toimenpide mahdollistaa tehokkaamman aikaansaamisen kahden selkeän syyn takia: Mieleen mahtuu kerrallaan vain 4-5 asiaa. Kyky aikaansaada on suoraan verrannollinen siihen, kuinka paljon mielessä on “vapaata kaistanleveyttä”. Mitä […]

20130518_221013

5 vinkkiä ennen lomaa

Hyviä vinkkejä lomalle laskeutumiseen vyöryy kesä-heinäkuun vaihteessa lähes joka suunnasta. Ajattelin, että en itse kirjoittaisi aiheesta mitään (eikö kaikki ole jo sanottu?), mutta päätin kuitenkin litteroida norjalaisen kollegani, Morten Røvikin haastattelun aiheesta sikäläisellä Verdens Gang TV:n -kanavalla – Mortenin 5 vinkkiä ennen lomaa ovat erinomaisen käytännönläheisiä ja helppoja toteuttaa.     Jos loman tarkoitus määriteltäisiin […]

10 vinkkiä projektien määrittelyyn ja hallintaan

10 vinkkiä projektien määrittelyyn ja hallintaan

Kaikenkattava ja ajantasainen projektilista on yksi toimivan GTD-järjestelmän kulmakivistä. Tässä 10 vinkkiä projektien määrittelyyn ja hallintaan: 1. Projekti on mikä tahansa haluttu lopputulos, jonka haluat kuitata valmiiksi seuraavien 12 kk kuluessa. 2. Ajattele projektilistaa sisällysluettelona kaikesta siitä, minkä olet tällä hetkellä sitoutunut saamaan valmiiksi. 3. Useimmilla on 10-100 ajankohtaista projektia, henkilökohtaiset ja työprojektit mukaanlukien. 4. Jokaisella […]

Tarkastelutasot

Tarkastelutasot

Tämänkertaisen kirjoitukseni runko on alustukseni viimekertaiseen Helsinki GTD meetupin tapaamiseen. Meetupin aiheena oli alun perin taso 3, tavoitteet. Esitystä valmistellessani huomasin, että en osannut käsitellä tavoitteita muista ylemmistä tarkastelutasoista erillisenä kokonaisuutena ja päätin muokata esityksen pääsääntöisesti yritysasiakkaille vetämieni tarkastelutasojen työpajan materiaalin pohjalta. Mitä tarkastelutasot ovat Tarkastelutasot (Horizons of Focus) ovat tapa katsoa käsiteltävää kokonaisuutta eri […]

Tehtävälistoilla työuupumusta vastaan?

Tehtävälistoilla työuupumusta vastaan

Kotimaisessa henkilökohtaisen tuottavuuden keskustelukentässä on viimeisen kuukauden aikana pulpahtanut pintaan käsite tehtävälista. Alkuun yksi, sitten useampi johtaja kertoi työuupumuksestaan, joka johtuisi itsejohtamisen puuttumisesta. Seuraavaksi useampi taho tarjosi avuksi omia mallejaan, joissa muutamissa mainittiin tehtävälistojen käyttäminen oman toiminnan ohjaamisessa. Aiheesta löytää erinomaisen määrän keskustelua esim Twitteristä tunnisteilla #itsensäjohtaminen ja #työuupumus.   Tehtävälistoilla(ko) työuupumusta vastaan Suurin osa […]

Vastuualueet

Vastuualueet

Getting Things Done -menetelmää voidaan katsoa kahdesta eri näkökulmasta: Horisontaalisesti työnkulun, eli keräämisen, käsittelyn, järjestämisen, katsastuksen ja tekemisen tasolta. Tämä on taso, jolla päivittäinen tekeminen tapahtuu. Toinen tapa nähdä menetelmä on katsoa sitä vertikaalisesti, eli eri tarkastelutasojen kautta. Tarkastelutasot ovat tapa katsoa kokonaisuutta eri perspektiiveistä; projektien tasolta (viikottain), vastuualueittain, tavoitteiden tai pidemmän aikavälin vision kautta, […]

Hanki laskeutumisalusta

Hanki laskeutumisalusta

Oletko huomannut, että kodin ensimmäinen tasainen pinta ulko-oven sisäpuolella tuntuu keräävään runsaasti tavaraa päällensä? Onko työpöydälläsi paikka, joka täyttyy papereista ja tavaroista – varsinkin muiden tuomista papereista – tai hautautuuko pöytä tasaisen tavaravyöryn alle? Nämä paikat ovat luontevia keräyspisteitä. Satunnaisesta tavaroiden ja paperien hajasijoittamisesta on lyhyt, mutta merkittävä matka asioiden käsittelyyn ja järjestämiseen. Eräs Getting […]

3 keinoa selvitä keskeytyksistä

3 keinoa selvitä keskeytyksistä

Edellisenä työpäivänä kävit läpi tehtävälistasi, siirsit tekemättömät asiat seuraavalle päivälle ja teit yksityiskohtaisen suunnitelman sille, miten seuraava päivä sujuu. Kaikki järjestyksessä ja valmiina seuraavaan päivään. Päivän mittaan tapahtuvat keskeytykset kuitenkin sotkivat suunnitelmat, tehtävien suorittaminen vei suunniteltua kauemmin ja pelkkien rutiinien suorittaminen täytti päivän. Päivän lopussa käyt taas läpi listan tekemättömistä asioista ja siirrät nämä jälleen […]

5 Askelta e-kirja

5 Askelta – lyhyt oppimäärä

Kokosimme sivuillamme aiemmin julkaistun artikkelisarjan ”GTD – lyhyt oppimäärä” yhteen ilmaiseksi e-kirjaksi: 5 Askelta – lyhyt oppimäärä Voit ladata kirjan tästä linkistä. Kirja ei maksa mitään ja sitä saa levittää vapaasti eteenpäin – yhtenäisenä, alkuperäisenä kokonaisuutena. Ajatuksena artikkeleiden kokoamisessa kirjaksi oli koota kaikki GTD:n työnkulkua – 5 askelta – koskevat artikkelit yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Kirjan materiaali perustuu […]

2min

2 minuuttia

Yksi GTD:n tehokkaimmista työkaluista on 2 minuutin sääntö. Jos haluat tästä syksystä lähtien saada entistä enemmän aikaan, ota seuraavan neljän viikon tavoitteeksi opetella tämä erinomainen tapa! 2 minuuttia Sääntö on hyvin yksinkertainen: Jos käsiteltävän asian hoitaminen vie 2 minuuttia tai vähemmän, tee se heti!  Sähköposti, joka vaatii vastauksen: Jos vastaaminen vie alle 2 minuuttia, vastaa […]

Käytä suunnittelussa sopivia työkaluja

Projektit ajan tasalle

3. Helsinki GTD-meetupin (20.6.2016) aiheena olivat projektit. Seuraava kirjoitus on yhteenveto alustuksestani ja harjoituksesta projektilistan tarkastamiseen. Mikä on projekti? Getting Things Done -menetelmä määrittelee projektiksi minkä tahansa halutun lopputuloksen, jonka valmiiksi saattamiseen tarvitaan enemmän kuin yksi vaihe. Projekti voi olla yhtä hyvin uuden työntekijän palkkaaminen, lomamatka tai seuraavan lukukauden oppikirjojen hankkiminen. Projektilla on selkeä “valmis”, onnistunut […]

Kirjoitusnopeus

Kirjoitusnopeus

Opettele ammattisi rutiinit Aloitin työurani perinteisessä käsityöammatissa kondiittorina. Kun työn aikaansaamisen mittari on käytännössä omien käsien työnopeus, alan vuosikymmeniä vanha neuvo pätee edelleen; Ensin pitää opetella tekemään hyvää jälkeä. Sen jälkeen pitää opetella tekemään hyvää jälkeä nopeasti. Olipa työn tehokkuuden mittaamisesta, kellottamisesta tai kyttäämisestä mitä mieltä tahansa, käsityöammatissa työllistymisen ja menestymisen mahdollisuudet ovat sitä paremmat, […]

Getting Things Done - David Allen

Käyttöönoton sietämätön keveys

6 edellytystä onnistuneelle GTD menetelmän käyttöönotolle ja oman järjestelmän rakentamiselle Jos olet lukenut näitä blogipostejani, mieleen on ehkä hiipinyt ajatus siitä, kuinka tarttua härkää sarvista ja ottaa menetelmä käyttöön. Käyttöönotto ei ole ihan vaatimaton operaatio. Ihanteellinen tilanne on pystyä tekemään kuten 1:1 koulutuksissa olemme tehneet, eli varata yksi viikonloppu vain ja ainoastaan tätä tarkoitusta varten. Noiden kahden […]

Sähköposti

Sähköposti

Mikä sähköposti on? Sähköposti on merkittävin työviestinnän väline monella alalla. Vaikka pikaviestipalvelut kasvattavat suosiotaan koko ajan, sähköposti on edelleen ylivoimaisesti käytetyin. Se, millainen rooli sähköpostilla työssä on, riippuu työn luonteesta; toiselle sähköpostin informaatio on lähinnä viitetietoa, toiselle se tarkoittaa tehtävää työtä. Toisen työn luonne tekee sähköpostiohjelmasta pääasiallisen työympäristön, toisessa työssä sähköpostissa käydään hetkellisesti ja varsinainen […]

GTD - Tee

GTD – Tee

Viides ja viimeinen GTD:n viidestä askeleesta on Tee. Tähän mennessä olet kerännyt kaiken mikä on kiinnittänyt huomiosi, käsitellyt asian selvittämällä mikä se on ja vaatiiko se tekemistä, järjestänyt tekemisen ja halutun lopputuloksen tavalla, jossa asian paikka vastaa sen merkitystä ja osaat katsastaa tällä tavoin syntyneet “aivot aivojen ulkopuolella” niin, että tunnet sitoumuksesi ja tiedät vaihtoehtosi. […]